Doanh nghiệp cần lưu ý gì về khoản kinh phí công đoàn 2% từ năm 2026?
Từ tháng 5/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Công đoàn 2024 bắt đầu có hiệu lực, trong đó có nhiều điểm liên quan đến tài chính công đoàn mà doanh nghiệp cần quan tâm. Một trong những nội dung được chú ý nhiều nhất là nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn — khoản chi phí tồn tại song song với các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm xã hội và các khoản đóng bắt buộc khác.
Theo quy định, doanh nghiệp không bắt buộc phải thành lập công đoàn cơ sở. Tuy nhiên, dù có hay không có tổ chức công đoàn tại doanh nghiệp, người sử dụng lao động vẫn phải đóng kinh phí công đoàn với mức 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Khoản kinh phí này được nộp vào hệ thống Công đoàn Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp có công đoàn cơ sở, bên cạnh khoản 2% do doanh nghiệp đóng, người lao động là đoàn viên công đoàn còn phải đóng đoàn phí công đoàn với mức 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025.
Khi quy định mới được triển khai, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặt ra nhiều câu hỏi: Doanh nghiệp chưa từng đóng trước đây thì xử lý thế nào? Cách tính khoản 2% ra sao? Có bị truy thu hay xử phạt không? Và trong bối cảnh hiện nay, việc thành lập công đoàn cơ sở có thực sự cần thiết?
Để làm rõ thêm các vấn đề này, chúng tôi đã trao đổi với ông Nguyễn Thúc Khoa, CMA Aust, CPIA, CGBA, nhà sáng lập ERIC Capital.
Doanh nghiệp cần hiểu thế nào về nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP?
Theo ông Nguyễn Thúc Khoa, trước hết cần khẳng định rằng kinh phí công đoàn không phải là một nghĩa vụ hoàn toàn mới. Trên thực tế, quy định doanh nghiệp phải đóng 2% kinh phí công đoàn đã được đặt ra từ Nghị định 191/2013/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là trong hơn 10 năm qua, doanh nghiệp tại Việt Nam đã có nghĩa vụ thực hiện khoản đóng này, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở hay không.
Điểm khác biệt nằm ở cơ chế thực thi. Trong thời gian dài, việc thu kinh phí công đoàn còn phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của công đoàn cấp trên. Nếu cơ quan công đoàn không trực tiếp liên hệ hoặc yêu cầu, nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa, gần như không thực hiện khoản đóng này và cũng chưa bị xử lý rõ ràng.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP không làm phát sinh thêm một khoản nghĩa vụ mới, mà chủ yếu làm chặt hơn việc thực hiện nghĩa vụ đã có từ trước. Một điểm đáng chú ý là thời điểm đóng kinh phí công đoàn sẽ gắn với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội. Khi dữ liệu bảo hiểm xã hội ngày càng được số hóa và liên thông, cơ quan quản lý có thể dễ dàng đối chiếu số lao động, quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và số tiền kinh phí công đoàn tương ứng mà doanh nghiệp phải nộp.
Nói cách khác, cơ chế quản lý đang chuyển từ hình thức kiểm tra thủ công sang khả năng phát hiện tự động dựa trên dữ liệu. Đây mới là thay đổi lớn mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Về khả năng bị xử phạt trên diện rộng ngay sau khi quy định có hiệu lực, ông Khoa cho rằng rủi ro này chưa quá cao trong ngắn hạn, do năng lực triển khai và xử lý đồng loạt của hệ thống quản lý vẫn cần thời gian. Tuy vậy, điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể chủ quan.
Nghị định 105 không đặt ra cơ chế miễn trừ đối với các khoản chưa đóng trước thời điểm 16/05/2026. Vì vậy, những khoản còn tồn đọng từ các năm trước vẫn có thể bị ghi nhận là nghĩa vụ chưa hoàn thành, kèm theo lãi chậm nộp theo quy định.
Theo ông Khoa, thay vì chờ đến khi bị rà soát hoặc truy thu, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với Liên đoàn Lao động quận, huyện nơi đặt trụ sở để kiểm tra lại nghĩa vụ, xác định số tiền cần nộp và trao đổi phương án xử lý phù hợp. Trên thực tế, các doanh nghiệp chủ động rà soát và làm việc sớm thường có nhiều cơ hội được hướng dẫn xử lý linh hoạt hơn so với trường hợp bị phát hiện qua thanh tra, kiểm tra.
Doanh nghiệp nên đóng trực tiếp 2% hay thành lập công đoàn cơ sở?
Đây là vấn đề được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh khoản kinh phí công đoàn có thể trở thành một khoản chi phí thường xuyên đáng kể.
Theo ông Nguyễn Thúc Khoa, nếu doanh nghiệp không có công đoàn cơ sở, toàn bộ khoản kinh phí công đoàn 2% sẽ được nộp lên hệ thống công đoàn cấp trên. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thành lập công đoàn cơ sở, phần lớn số tiền này có thể được giữ lại để phục vụ trực tiếp cho người lao động tại chính doanh nghiệp.
Cụ thể, khi có công đoàn cơ sở, 75% số kinh phí công đoàn được để lại tại doanh nghiệp và do Ban chấp hành công đoàn cơ sở quản lý. Khoản tiền này có thể dùng cho các hoạt động chăm lo đời sống người lao động như thăm hỏi ốm đau, hỗ trợ phúc lợi, tổ chức sinh hoạt tập thể, tặng quà dịp lễ tết hoặc các hoạt động nội bộ khác. Phần còn lại, tương đương 25%, được nộp về công đoàn cấp trên.
Ví dụ, một doanh nghiệp có quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là 1 tỷ đồng mỗi tháng. Khi đó, kinh phí công đoàn phải đóng là 20 triệu đồng/tháng, tương đương 240 triệu đồng/năm. Nếu doanh nghiệp không có công đoàn cơ sở, toàn bộ số tiền này sẽ được nộp ra ngoài. Nhưng nếu có công đoàn cơ sở, khoảng 180 triệu đồng mỗi năm có thể được giữ lại để phục vụ người lao động trong doanh nghiệp.
Về lo ngại chi phí vận hành và thủ tục quản lý, ông Khoa cho rằng đây là băn khoăn hợp lý, nhưng trong thực tế, chi phí không quá lớn như nhiều doanh nghiệp hình dung. Công đoàn cơ sở không nhất thiết phải có nhân sự chuyên trách riêng. Ban chấp hành công đoàn thường là người lao động trong doanh nghiệp kiêm nhiệm, và một phần phụ cấp có thể được chi từ chính nguồn kinh phí được giữ lại.
Đối với các doanh nghiệp có từ khoảng 30 lao động trở lên, ông Khoa cho rằng xét trên góc độ tài chính và quản trị nhân sự, việc thành lập công đoàn cơ sở có thể mang lại lợi ích rõ rệt hơn. Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn, quyết định này nên được cân nhắc dựa trên văn hóa nội bộ, định hướng phát triển nhân sự và khả năng tổ chức hoạt động thực chất.
Những hiểu nhầm phổ biến khiến doanh nghiệp dễ gặp rủi ro
Khi hệ thống dữ liệu về bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn được liên thông, những sai sót trước đây có thể dễ dàng bị phát hiện hơn. Theo ông Nguyễn Thúc Khoa, có ba hiểu nhầm phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp.
Thứ nhất là nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn. Kinh phí công đoàn là khoản 2% do doanh nghiệp đóng và có tính bắt buộc, kể cả khi doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở. Trong khi đó, đoàn phí công đoàn là khoản 0,5% do người lao động là đoàn viên công đoàn đóng khi tham gia công đoàn. Việc nhầm lẫn hai khoản này có thể khiến doanh nghiệp không hạch toán, không kê khai hoặc không nộp đúng nghĩa vụ.
Thứ hai là xác định sai căn cứ tính đóng. Kinh phí công đoàn không được tính trên lương thực nhận hay lương thỏa thuận đơn thuần trong hợp đồng lao động, mà được tính trên tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp chỉ lấy lương cơ bản để tính, trong khi bỏ sót các khoản phụ cấp hoặc khoản bổ sung phải đưa vào căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, số tiền kinh phí công đoàn sẽ bị tính thiếu.
Thứ ba là không đăng ký và không xác định đúng đầu mối nộp kinh phí công đoàn. Dù chưa có công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn về Liên đoàn Lao động quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Nhiều doanh nghiệp không biết phải liên hệ với cơ quan nào, nộp vào tài khoản nào hoặc thủ tục ra sao, dẫn đến việc bỏ qua nghĩa vụ này trong nhiều năm.
Ông Khoa nhấn mạnh rằng rủi ro lớn nhất với doanh nghiệp không chỉ là bị xử phạt ngay lập tức, mà là khoản nợ âm thầm tích lũy qua nhiều năm. Khi dữ liệu được rà soát và nghĩa vụ chưa hoàn thành bị phát hiện, số tiền truy thu có thể tạo áp lực đáng kể lên dòng tiền, nhất là trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải thận trọng với chi phí vận hành.
Vì vậy, việc chủ động rà soát, xác định nghĩa vụ và xây dựng phương án thực hiện sớm là bước đi cần thiết để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đồng thời quản lý tốt hơn các chi phí liên quan đến lao động trong thời gian tới.
